DoliSmart

DoliSmart allows you to access your Dolibarr data from a smartphone (iOS or Android). The data displayed on your smartphone is customizable: Widget selection on the main screens, Column selection on the search lists based on the screen width Field selection on the detail screens and customization (label changes, highlighting, bolding) Data is accessible not only based on native permissions defined for users but also specifically for each field and other widgets The interface is intuitive and allows you to navigate between Dolibarr elements (linked clickable elements), to access documents associated with the parts using ergonomics adapted to a smartphone. It is finally possible to enter notes associated with an item, to sign interventions and shipments, to send an email from dolibarr (or the smartphone)

Overview

This entire solution is divided into three parts:

• A module to install in your Dolibarr (like any other module) allowing you to customize the displays in the second part. This module can be ordered from the Dolistore and gives you access to updates for this module for 3 years: https://www.dolistore.com/product.php?id=2464
• A smartphone application (iOS or Android) allowing you to access your Dolibarr data according to the user's permissions identified in the application and the settings defined in the module. The applications are available on Apple and Android platforms.
• An annual subscription can be ordered from our store: https://dolismart.com/index.php/boutique/

If you need multiple licenses, you can contact us for a preferential volume rate.

Communications between the two elements are done via Dolibarr's native APIs but also specific APIs present in the module.

The Smartphone application retrieves the native dolibarr theme or the one you have defined on your environment.

It is finally possible to access several Dolibarrs (or the same Dolibarr with several user profiles) from the same interface. Please note that this feature is limited to 3 environments/profiles.

Settings in Dolibarr

To allow Dolibarr to communicate with the mobile application, it is necessary to activate the native API modules.

The DoliSmart module also provides a set of APIs necessary for the mobile application, which should also be activated.

User Settings

To allow a user to access the DoliSmart application from their smartphone, a set of actions must be carried out on the user's account

Generating an API key for the user

Once the REST API management module is enabled, you must select the user you wish to use to log in from the mobile application and generate an identification token for them.

User Authorization Management

Access to user authorizations is done from the permissions tab of their file

It is advisable to check several authorizations for use, namely:

• access to his/her authorizations

• access to the GED to allow him to both access documents, but also to upload documents from the smartphone into the element

Dolibarr Update/Corechange

DoliSmart has been compatible with Dolibarr since version 18, but for versions prior to V22, you must update your Dolibarr with the files in the Corechange folder located in the module directories. Some features, such as searching for an invoice based on the third-party name, may not work on versions prior to V22.

After each update of the Dolismart module, it is necessary to deactivate and then reactivate it to ensure its proper functioning.

Dolismart Module Configuration

In the Dolismart settings, you will find four tabs:

General Configuration

This is a tab dedicated to all the elements of the mobile application, mainly the number of records displayed or a default selection.

Home Page Configuration

Similar to the spaces in dolibarr, the doliSmart application has a page grouping information specific to a single element (third-party space, products, invoices, etc.).

This home page contains a search box and a set of widgets that you can choose to display or not.

This selection is made from the home pages configuration.

You must first select the element you wish to configure, then activate or deactivate the widgets.

It is also possible to only allow access to a widget to a set of people (individual selection) or to a user group defined in dolibarr.

Please note that managing access authorizations requires saving the line with the green save icon at the end of the line.

Indexing choice for the home page	Display options

Search List Configuration

You can configure the fields that will be displayed during searches on the Dolismart application screen, based on the selected index page.

As well as the display setting (IF ACTIVE FIELD: Rename the field / choice of alignment & width / positioning).

Access Grant Users and User Group.

If you make a change to it, remember to save the change at the end of the line.

Search List Options	Display Options

Configuring Detail Pages

You can configure the fields that will be displayed on the Dolismart application screen based on the selected index page.

As well as the display setting (IF ACTIVE FIELD: Rename field / Bold text / Color).

Access Grant Users and User Group.

If you make a change to it, remember to save the change at the end of the line.

Detail Page Selection	Display Options

Mobile App Screens

Home Screen

Structured Main Menu	Customized Access Based on User Rights	Customizable Visual Interface
The DoliSmart menu is organized into sections, mirroring the Dolibarr structure: third-party, products, invoices, etc.	As mentioned previously, the home screen adapts based on the user's access rights. Each user only sees the modules and information they are authorized to access.	The interface colors automatically adjust based on the visual customization of your Dolibarr instance, ensuring consistency with your usual environment.

Settings Screen

Settings Menu	Account Details	Account Details
The DoliSmart settings menu allows you to view the currently active session or connect to a new Dolibarr instance.	This tab allows you to view recorded sessions (maximum 3), delete them, add new ones, or modify existing ones.	This tab displays information related to the selected account: the custom name (or the default one), the Dolibarr instance connection URL, and the login credentials (username and password).

Icons present in the DoliSmart application

Icons are used consistently across multiple sections of the app.

Icônes d'écran de détails Icône Fonction Description NB (Nombre) Nombre de vente HT (Hors Taxes) Montant calculé hors taxes TTC (Toutes Taxes Comprises) Montant final facturable avec taxes Adresse / Google Maps Lien cliquable vers Google Maps avec l’adresse renseignée Téléphone Lance un appel si un numéro est renseigné (sur mobile) Mail (application native) Ouvre l’application de messagerie du téléphone Client Désigne un client confirmé Prospect Tiers en phase de prospection commerciale Fournisseur Désigne un fournisseur (achat, logistique…) Totalité des éléments Vue de la totalité des éléments Calendrier annuel Vue filtrée ou triée par année Trimestre Regroupement par trimestre (Q1, Q2, etc.)

Icônes d'écran d'espace Icône Signification Description Calendrier Aperçu des événements associés au tiers (tâches, rendez-vous…) Mail via Dolibarr Envoie un email via l’interface de messagerie Dolibarr intégrée Documents / Pièces jointes Accès aux fichiers liés & upload de fichier Action Action associée à l'élément (signature, mise à jour status,...)

Ces icônes sont également visibles dans d'autres contextes comme les bons de commande, les factures ou les rapports commerciaux.

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L’uniformité visuelle des icônes dans DoliSmart permet de naviguer efficacement, tout en réduisant le temps d’apprentissage de l’application.

Ecrans d'espace d'un élément

Les écrans d'espace se présentent tous avec le meme format

Exemple d'écran

Elements présent dans un écran d'espace

Le menu de DoliSmart est organisé en sections, reprenant la structure de Dolibarr : espace des tiers, des produits, des factures, etc.

1 : Retour au home page de Dolismart 2 : Zone de recherche des éléments 3 : Zone de filtrage d'un tableau incluant le graphique 4 : Zone de filtrage d'un tableau par période (tous, année, trimestre) 5 : Éléments clickable pour accéder à son détail 6 : Navigation sur les autres éléments du menu Comme mentionné précédemment, l'écran des espaces s'adaptent en fonction du paramétrage définie dans le module DoliSmart.

Ecrans de recherche

Les écrans de recherche se présentent tous avec le meme format

Exemple d'écran de recherche	Elements présent dans un écran de recherche
Le menu de DoliSmart est organisé en sections, reprenant la structure de Dolibarr : espace des tiers, des produits, des factures, etc.	1 : Retour au home page de Dolismart 2 : Zone de recherche des éléments 3 : Accès à la Fiche de l'élément 4 : Accès à la Fiche du tiers attaché à l'élément (si un tiers est associé) 5 : Navigation sur les autres éléments du menu

Ecrans de détail d'un élément

Les écrans de détails se présentent tous avec le meme format

Exemple d'écran de détails

Elements présent dans un écran de détails

1 : Retour au home page de Dolismart 2 : Retour à la page précédente 3 : Popup correspondant aux Onglets de l'éléments (ici agenda et documents joints) 4 : État de l'éléments 5 : Fiche du Tier liée 6 : Fiche produit 7 : Fiche service 8 : Icone d'apperçue 9 : Fiche règlement 10 : Navigation sur les autres éléments du menu Comme mentionné précédemment, l'écran de détails s'adapte en fonction des droits d'accès de l'utilisateur. Chaque utilisateur voit uniquement les modules et informations auxquels il est autorisé à accéder.

Sections de DoliSmart

Section des Tiers (Espace Tiers et Contacts)

Cette section contient à la fois les Tiers de Dolibarr mais aussi leurs contacts.

Espace Tiers	Détails des Tiers	Elements présent dans un écran de détails des Tiers
Zone de recherche des tiers Tableau trimestriels des nouveaux tiers bouton de sélection par client, prospect ou fournisseur graphique mensuel des nouveaux tiers Top clients bouton de sélection par totalité de la période, l'année ou le trimestre en cours Derniers clients mis à jour Encours Clients		1 : Retour au home page de Dolismart 2 : Retour à la page précédente 3 : Popup correspondant aux Onglets de l'éléments (ici agenda et documents joints) 4 : Coordonné du Tier (adresse ; telephone ; email accessible depuis le smartphone) 5 : État de l'éléments 6 : tableau d'éléments associé à l'élément (ici les contacts du Tiers) 7 : Contact/Adress du Tier 8 : Facture associé au Tier 9 : Navigation sur les autres éléments du menu Comme mentionné précédemment, l'écran de détails s'adapte en fonction des droits d'accès de l'utilisateur. Chaque utilisateur voit uniquement les modules et informations auxquels il est autorisé à accéder.

Espace Contact	Détail Contact
Zone de recherche des contacts Tableau trimestriels des nouveaux contacts Graphique mensuel des nouveaux contacts Derniers contacts mis à jour avec la fiche contact et leur tier associé.	Tableau d'information du Contact Popup Évènements Popup Documents Ligne de détail

Section des Produits (Espaces Produits et Services)

Cette section regroupe à la fois les produits et les services.

Attention la gestion des stocks et des expéditions que l'on retrouve dans le menu produits de Dolibarr se trouve dans un autre espace de DoliSmart

Espace Produits	Détail Produit
Zone de recherche des produits. Tableau des dernier produits mis à jours. Tableau des top produits.	Bandeau d'information Popup Évènements Popup Documents Ventes facturés du produit par trimestre (nombre de vente, quantités vendues, montant ttc) Graphique mensuel des ventes du produit.

Espace Services	Détail Service
Zone de recherche des services. Tableau des dernier services mis à jours. Tableau des top services.	Bandeau d'information Popup Évènements Popup Documents Nombre de vente facturé du produit par trimestre (nombre, quantité, montant ttc) Graphique mensuel des ventes du service.

Section Entrepôts (Espace des Entrepôts et des Expéditions)

Cette section, se trouvant dans Dolibarr parmi celle des produits, a été séparée pour plus de lisibilité

Espace Entrepôt	Détail Entrepôt
Zone de recherche des entrepôts. Liste des dernier entrepôts mis à jours. Tableau de mouvement de stock par trimestre avec filtrage. Par nombre. Par quantité. Par montant de la valeur mouvement. Graphique mensuel des mouvement de stock Tableau des top produits.	Tableau d'information de l'entrepôt. Popup Évènements Tableau de mouvement de stock de l'entrepôt par trimestre avec filtrable par le nombre de mouvement, quantité et valorisation. Graphique mensuel des mouvement de stock de l'entrepôt. Tableau des produits dans l'entrepôt .

Espace Expéditions	Fiche d'une Expédition
Zone de recherche des expéditions Tableau des expéditions par trimestre avec filtrage Par nombre. Par quantité. Par valorisation. Graphique mensuel des mouvement de stock Tableau des dernière expéditions avec filtrage	Tableau d'information de l'expédition Popup Évènements Popup Documents Popup Signature Liste de différent produit liée à l'expédition (avec infos en liste) Tableau des objets liés

Section Commerce (Espace Devis et Commandes Client)

Espace Proposition commercial	Détails Devis Clients
Zone de recherche des propositions. Tableau des devis clients par trimestre avec filtrage (Nb, Montant HT et TTC). Graphique mensuel Liste des dernières propositions	Bandeau d'information Popup Évènements Popup Documents Ligne de détail

Espace Commandes	Détails Commande
Zone de recherche des commande Tableau des commandes par trimestre avec filtrage (Nb, Montant HT et TTC) Graphique mensuel des commande Liste des dernières commandes	Tableau d'information de la Commande Client Popup Évènements liés au devis Popup Documents liés au devis Ligne de détail

Section Engagement (Espace Contrats et Interventions)

Cette section, se trouvant dans Dolibarr parmi celle du Commerce, a été séparée pour plus de lisibilité

Espace Contrats	Détails Contrat
Zone de recherche des contrats Tableau des contrats par trimestre avec filtrage (Nb, Ouvert, Fermer) Graphique mensuel des contrats Liste des dernières contrats	Tableau d'information du Contrat Popup Évènements liés au contrat Popup Documents liés au contrat Ligne de détail

Espace Interventions	Détails Intervention
Zone de recherche des interventions Tableau des interventions par trimestre avec filtrage (Nb, Nb d'heur, Nb jours) Graphique mensuel des interventions Liste des dernières interventions	Tableau d'information de l'Intervention Popup Évènements liés à l'intervention Popup Documents liés à l'intervention Popup Signature liés à l'intervention Ligne de détail

Section Facture (Espace Factures et Règlements)

Espace Factures	Détails Facture
Zone de recherche des factures Tableau des factures par trimestre avec filtrage (Nb, HT, TTC) Graphique mensuel des factures Liste des dernières factures	Tableau d'information de Facture Popup Évènements liés de facture Popup Documents liés de facture Ligne de détail

Espace Règlements	Détails Règlement
Zone de recherche des règlements Tableau des règlements par trimestre avec filtrage (Nb & Montant) Graphique mensuel des règlements Liste des derniers règlements	Tableau d'information de l'Intervention Popup Évènements liés à l'intervention Ligne de détail

Section Banque (Espace Comptes et Ecritures)

Espace Comptes	Détails Compte
Zone de recherche des comptes Liste des comptes Tableau des écritures comptable par trimestre avec filtrage (A, D, C) Graphique mensuel des comptes Liste des dernières interventions	Tableau d'information du Compte Popup Documents liés à l'intervention Ligne de détail

Espace Ecritures	Détails Ecritures
Zone de recherche des écritures Tableau des écritures par trimestre avec filtrage (A, D, C) Graphique mensuel des écritures Liste des dernières écritures	Tableau d'information de l'Ecriture Ligne de détail

Section Calendrier (Liste évènements et Vue Agenda)

Dans l'espace Calendrier, vous trouverez les onglet :

Liste des évènements
Zone de recherche d'un évènement Liste des dernier évènements

Détails évènement
Tableau d'information de l'Intervention Popup Documents liés à l'intervention Ligne de détail

Vue Agenda
Calendrier avec filtrage (Jour, Semaine, Mois)

Section Ticket (Espace Ticket et Base de connaissance)

Espace Ticket	Détails Ticket
Zone de recherche des tickets Tableau des ticket par trimestre Graphique mensuel des ticket Liste des dernier ticket	Tableau d'information du Ticket Popup Évènements liés au ticket Popup Documents liés au ticket Ligne de détail

Espace Base de Connaissance	Détails Base de Conaissance
Zone de recherche d'article Tableau des articles par trimestre Graphique mensuel des articles Liste des derniers articles	Tableau d'information de l'Ecriture Popup Évènements liés à l'article Popup Documents liés à l'article Ligne de détail