MySchedule

This module improves the management of Dolibarr's native job sheets by adding: a calendar view (in week and month mode) drag & drop and line enlargement functions user assignment contact/address assignment quick creation of a job (and one or more job lines) quick modification of a job and the job detail line ​​bulk change of statuses and other elements

Overview

The MySchedule module allows you to manage work assignments and, more precisely, the time scheduled and completed by employees.

Jobs have four stages specific to mySchedule:

• No User Assigned: There are no users associated with the job
• Not Yet Scheduled: There is at least one user associated with the job, but they are not yet assigned to a job detail line
• ​​Job lines are all assigned to one (or more) users
• Completed: The times completed by the users have been entered on the job

Each of these stages is associated with a color code that is used to display jobs in the calendar view

It is possible to filter by week, month, stakeholder, third party, stage and intervention status

Settings

Access the module's administration by clicking on the icon at the end of the line.

From this screen, you can configure: the default access to the calendar view for a week or a month the 4 colors corresponding to the different states of the intervention the time slots (start and end of day, start and end of activity) for the weekly view the number of intervention lines (from 1 to 4) that can be entered when creating the intervention from the calendar the number of contacts/users that can be displayed in the lists before concatenating them in a tooltip the extrafields available on the third party to populate the public and private notes of the intervention (useful for access codes and instructions specific to each intervention for this third party) define whether you want to open the intervention on the same tab or a different one from the editing pop-up

Main Screen

Accessible from the Commercial/Intervention/mySchedule menu, this is the main screen of mySchedule.

It is divided into four parts: Filtering and selecting events Navigating between weeks and months Bulk action on events The calendar view for either a week or the entire month The following actions can be performed in the calendar view: Create a new intervention Modify a new intervention (with a link to the classic intervention interface) Move an intervention (drag & drop) Resize an intervention

Filtering and Selection

The filtering interface is divided into three parts:

on the period and status to display	on the native elements of the interventions	on the associated statuses managed by mySchedule
the current week and year the current month and year the status of the intervention (draft, validated, invoiced, completed)	The third party of the intervention A user associated with the intervention An external contact or address associated with the intervention	You can select multiple items at once; if none are selected, they are all selected.

These filters are found in the intervention lists for third parties and users.

For the remainder of this document, we will use the term "state" or "status" to refer to the status of the intervention and "stage" to refer to the progress stage of mySchedule.

Bulk Actions

MySchedule allows you to perform bulk actions on work items.

Mass actions are accessible from the main screen using the buttons on the screen.

The first group of actions corresponds to mass changes specific to mySchedule. The font color corresponds to the step where this action is performed. * Assignment: Allows you to manage the workers associated with the intervention

• Scheduling: Allows you to assign the time to be completed at the event level to one or more employees
• Execution: Allows you to assign the time completed at the event level to one or more employees

The second group corresponds to actions specific to Dolibarr:

• Changing the status of the intervention
• Shifting the intervention lines in time
• Cloning an intervention and its intervention lines (in two steps)

Mass deletion of intervention lines is part of this second group but is set aside for security reasons...

Events in the Calendar View

The calendar view displays the event detail lines. Each event detail line is defined by a start date and time, a duration, a description, and the event to which it is attached.

dans le reste du document le terme "évènement" sera employé pour désigner une ligne d'intervention native de Dolibarr.

Chaque évènement est découpé en trois parties : Le bloc gris reprenant les informations de la ligne d'intervention La référence de l'intervention et son statut (première ligne) l'heure de début et de fin de la ligne d'intervention et sa durée (seconde ligne) la description principale de l'intervention est en "tooltip" de l'icone les informations complémentaires de l'intervention le tiers associé à l'intervention la description de la ligne d'intervention le contrat ou le projet si celui-ci a été saisie La zone des intervenants (utilisateur seulement) les durées planifiées et réalisées si elles ont déjà été saisie en affichage semaine, l'affichage d'évènement peut-être tronqué car la hauteur de celui-ci correspond à sa durée

L'agenda affiche les évènements présents sur la période. En vue semaine, elles sont positionnées selon l'heure de début et de fin. Il est possible de modifier directement la date, l'heure de début et la durée/fin de l'évènement par drag&drop et agrandissement de celui-ci. Attention, certaines infos peuvent être tronquées dans cette vue de part la taille de l'événement lié à sa durée. En vue mensuelle, elles sont positionnées à la suite des unes et des autres. Il est possible de modifier directement la date de début l'évènement par drag&drop.

Création d'une intervention

Lors d'un clique sur un bouton au niveau de la journée une fenêtre popIn de création d'intervention apparait. Celle-ci permet de saisir les éléments suivants :

• Tiers associé à l'intervention (si la vue Fullcalendar est filtré sur un tiers, celui-ci est affecté par défaut)
• Description de l'intervention (zone texte simple)
• Note publique et privée (zone de texte simple)
• une ou plusieurs lignes d'interventions (nombre paramétrable) avec les colonnes suivantes :
  • L'intervenant/utilisateur associé à la ligne d'intervention (saisie optionnel, par défaut l'utilisateur saisissant ou celui qui est filtré dans l'affichage )
  • Description de la ligne d'intervention
  • La date et l'heure de début de la ligne d'intervention (la date est reprise de la journée qui a été cliqué)
  • La durée de l'intervention

L'heure de début de la ligne d'intervention est reprise de la plage horaire cliquée sur la vue hebdomadaire, pour la vue mensuelle, elle correspond au début de l'heure travaillé paramétrée

Onglet principal

Le premier onglet permet de saisir les éléments propres à l'intervention: Le tiers associé à l'intervention La description de l'intervention la liste des contacts/adresses liés à l'intervention Si ils sont actifs au niveau de Dolibarr, Les contrats et les projets apparaissent aussi au niveau de cet onglet Le statut de l'intervention est par défaut à l'état brouillon. Par défaut l'intervention est toujours au statut brouillon

Onglet des lignes d'interventions / évènements

Le deuxième onglet permet à la fois de saisir une ou plusieurs ligne d'intervention (selon le paramétrage effectué) Les données saisissable pour chaque ligne sont : UN intervenant associé à la ligne d'intervention La description, saisissable en wysiwyg la date et heure de début d'intervention la durée de la ligne d'intervention si on saisie un intervenant, il est automatiquement associé à la fiche d'intervention et les temps saisies pour la ligne lui sont affectés comme "plannifié"

Une fois la saisie validée les lignes d'interventions apparaissent sur l'agenda, il y a autant d'évènement que de lignes d'intervention.

Modification d'une intervention

Au clique sur un évènement, une fenêtre popIn de modification de l'intervention apparait. Le bandeau de la fenêtre reprend la référence de l'intervention et la couleur de l'étape de l'événement Le popIn possède 3 onglets :

• un onglet pour les données propres à l'intervention (tiers, statut, contrat et projet si actif)
• on onglet de gestion des utilisateurs associé à l'intervention et à la ligne d'intervention
• on onglet pour les notes publiques et privées

Un badge apparait sur les onglets des utilisateurs et des notes si ceux-ci sont renseignés

Il est aussi possible d'ouvrir l'intervention en mode « classique » (que ce soit sur le même onglet ou un autre est paramétrable)

Onglet principal

Le premier onglet permet de modifier les éléments suivants : Le tiers associé à l'intervention La description de l'intervention Le statut de l'intervention Si ils sont actifs au niveau de Dolibarr, Les contrats et les projets apparaissent aussi au niveau de cet onglet. Si il y a des informations saisies au niveau des onglets annexes, un badge apparait indiquant le nombre d'information présente sur celui-ci Il est possible de supprimer directement la ligne d'intervention (voir l'intervention si celle-ci n'a plus de ligne) à partir de cet écran (bouton supprimer)

Onglet des collaborateurs

Le deuxième onglet permet à la fois de modifier la ligne d'intervention (description, durée et la date et heure de début d'intervention) et sur les intervenants de l'intervention. Sur les intervenant il est possible de: Ajouter un intervenant Supprimer un intervenant Saisir la durée affecté à un intervenant Saisir la durée réalisé par un intervenant Les saisies réalisées sur cet écran permet de modifier l'étape de l'évènements

Onglet des contacts/adresses

Le troisième onglet permet de gérer la sélection des contacts/adresses associé à l'intervention. Sur les intervenant il est possible de: Ajouter une ou plusieurs adresse Supprimer une ou plusieurs adresse

Gestion des actions en masse

Sur la vue mySchedule il sera possible de réaliser des actions en masse :

• La suppression des lignes d'interventions et de l'intervention si celle-ci n'as plus de l'intervention associé
• Le déplacement sur une autre semaine des lignes d'interventions
• Le clonage des lignes d'interventions et de l'intervention associé
• Le changement du (ou des) intervenant sur la ligne d'intervention
• Le changement du statut de l'intervention (brouillon, validé, facturé, terminé)

Cette mise à jour en masse se fera ainsi :

• On filtre sur la vue fullCalendar la semaine qui contient les éléments à modifier
• On appuie sur l'un des boutons en haut à droite de l'écran
• Une fenêtre affichant les évènements apparait (il n'est pas possible de déplacer les éléments), chaque évènement est sélectionnable par un simple click sur celui-ci,
• Il est possible de cocher/décocher en masse une ligne (journée) ou toute la semaine pour séléctionner les éléments à traiter
• Pour la modification des utilisateurs une listes déroulantes d'utilisateur présaisie que l'on peu changer
• Pour le clonage et le déplacement il faudra saisir le numéro de semaine et l'année sur laquel sera déplacé ou clonée les évènements
• Une fois l'écran validé, on revient sur la plage de départ

Modification de statut

Décalage d'un évènement

Clonage d'intervention

Suppression d'évènements

Gestion des temps collaborateurs

Affectation des utilisateurs

Planification des collaborateurs

Saisie des temps réalisées

Onglets d'interventions

Sur les tiers et les utilisateurs un onglet myShedule affiche la liste des interventions du tiers/utilisateur. Il sera possible de filtrer cette liste

Liste des interventions d'un tiers

Liste des interventions d'un utilisateur