Portofolio

The Portofolio module allows the mass modification and assignment of sales representatives to third parties, products/services, users and contacts to groups and categories.

Presentation

Features

The Portofolio Module allows the rapid assignment of:
Assignments of sales representatives - Products/services, third parties, users and contacts to categories
Distribution of users - Users and contacts to groups
Breakdown of categories - Users to third parties as sales representatives

Settings

Activation

To activate the module, open the module list page from the Home > Configuration > Modules/Applications > Patas-Tools > Portofolio menus.

To activate the module, simply click on the button indicated in the image.

Warning: For the module to work properly, the Labels/Categories module must also be activated, as described in the image.

Configuration

The module configuration is done from the modules administration page accessible via the Home > Configuration > Modules menus by clicking on the icon indicated in the image.

The first configuration section allows you to add scoring information on status changes. The second configuration section is linked to the reporting screen, which will be explained later in the documentation. The last parameter section allows you to activate additional functions of the module: Adds a button on the third party's file allowing it to be cloned (a reference to the old parent third party is kept) Activates a function allowing the salesperson associated with the customer to be added as an email recipient Activates a function adding the salesperson associated with the customer as an assigned person when creating an appointment

Permissions

Access to the module's features can be restricted to existing users and groups or those created after the module's installation. Click on the icon indicated in the image to add a permission.

User and group permissions Access to the module's features can be restricted to users and groups, from their profile then Permissions tab, according to the permissions listed in the image.

Default Permissions The default permissions (Home > Users & Groups > User > Permissions), granted to any user created after the module installation, if not added to a group, are listed in the image.

Usage

Portofolio features are accessible from the main menu tab Patas-M Tools.

Your secondary menu then presents the following menu entries: - Portfolio: The main entry allows the assignment of users to third parties as salespeople. - Salesperson Assignment: Allows access to the Sales Portfolio Manager. - User Distribution: Allows advanced management of user groups. - Category Breakdown: Allows advanced management of native categories - Project Assignment: Allows access to projects assigned by the Portofolio module. - Task Assignment: Allows assigning tasks to a specific profile. Has a session dedicated to Reports: Outstanding by customer: Allows to access the Management of outstanding invoices through a list of Third Parties as well. Outstanding by salesperson: Allows access to the Management of outstanding invoices listed by salespeople. Orders by Salesperson: Allows access to current orders by salespeople.

Assigning users to the third party as salespeople

From the Patas-M Tools > Portfolio > Salesperson Assignment entry, display the existing assignments between your users and your third parties.

Filtering affected third parties and commercials Use the filters to refine your search for third parties. Click the "Search" button to refresh the results page.

Affectation des commerciaux aux tiers

Depuis l'entrée Outils Patas-M > Portofolio > Affectation des commerciaux, affichez les affectations existantes entre vos utilisateurs et vos tiers.

Cochez/décochez ensuite les cases des utilisateurs à affecter en tant que commercial à vos tiers.

Affectation d'utilisateurs à des groupes d'utilisateurs

Depuis l'entrée Outils Patas-M > Portofolio > Répartition des utilisateurs, affichez les affectations existantes entre vos utilisateurs et les groupes.

Affiche les affectations existantes entre vos utilisateurs et les groupes.

Affectation d'éléments aux catégories

Depuis l'entrée Outils Patas-M > Portofolio > Ventilation des catégories, affichez la page pour sélectionner les éléments à affecter à des catégories :

À partir de la liste déroulante Sélection des éléments, choisissez les éléments desquels vous souhaitez modifier les catégories parmi les produits, tiers, fournisseurs, adhérents, contacts ou encore les utilisateurs. Sélectionner les filtres à appliquer pour affiner votre sélection. Cliquez sur le bouton "Appliquer les modifications" pour rafraîchir l'affichage des résultats.

Note : Les produits peuvent être filtrés par leur quantité en stock et Portofolio permet de modifier leurs état de vente et achat.
Il en est de même pour les tiers dont l'état peut être filtré et modifié avec Portofolio .

Rapports

Portofolio apporte 3 reportings liés à la relation commerciale

Encours de Facturation par client

Exemple de Rapport de Encours par client

Outstanding Billing by Sales Representatives

Exemple de Rapport de Encours par client

Onglets

Affectation des projets par utilisateur

Le but de cet onglet est de rapidement rajouter un utilisateur plusieurs projets et taches

Gestion du Turnover

Le but de cet onglet est de rapidement réaffecter les droits d'un utilisateur à un autre.

Pour gérer le turnover, il faut d'abord se positionner sur l'utilisateur qui va recevoir les nouvelles habilitations, puis aller sur l'onglet "portofolio turnover" Il faut ensuite sélectionner l'utilisateur qui va servir de modèle et définir ce que l'on souhaite récupérer : Les affectations clients (champs "commerciaux" sur la fiche Tiers) Les droits utilisateur (onglet "Permissions" de l'utilisateur) Les catégories de l'utilisateur (on positionne l'utilisateur dans les même catégories) Il reste enfin deux cases à cocher à paramétrer avant de lancer la récupération des données : Si l'on souhaite supprimer les droits de l'utilisateur modèle (utile dans le cas d'un départ mais DANGEREUX) Si l'on souhaite préalablement effacer les droits existants de l'utilisateur recevant les droits