Factory

Outil de GPAO - Composition, fabrication directe, ordres de fabrication et déclinaisons

Présentation

Fonctionnalités

Factory est l'outil de GPAO de Dolibarr permettant :

La définition de la composition du produit composé à partir de produits et services prédéfinis La récupération des prix d'achat et de vente des produits composants et de la marge et même la mise à jour des prix des produits composés à partir des composants. Le lancement et suivi des fabrications avec les fabrications directes et les ordres de fabrication qui apportent la planification.

Factory créé les mouvements de stock des différents produits : Décrémentation des stock de produits utilisés dans une fabrication Incrémentation des stocks de produits fabriqués. Un onglet dédié en permet l'affichage :

Factory apporte aussi la fonctionnalité de création de déclinaisons de produits : à partir des catégories de produits définies dans la configuration du module, Factory créé les déclinaisons de produits selon leurs variantes.

Combiné au module Projet, Factory permet l'enregistrement de compositions sur des taches et permet le suivi des consommations et leur transfert vers d'autres taches.

Factory free et Factory premium

Factory était distribué en version gratuite & limitée et en version premium.

Depuis l'arrivée d'une fonction de gpao native (mrp) dans dolibarr, la version gratuite n'est plus maintenue

Paramétrage

Configuration

Configuration des fonctionnalités du module

La configuration du module s'effectue depuis la page d'administration des modules accessible par les menus Accueil > Configuration > Modules en cliquant sur l'icône ou en bout de ligne

Le module Factory permet la personnalisation du masque de numérotation des ordres de fabrication.

Le fonctionnement de Factory requiert l'activation des modèles de numérotation et de document

L'utilisation de la fonctionnalité de produits déclinés nécessite la déclaration sur cette page des catégories de produits utilisées.

Factory possède un outil de mise à jour des prix activable sur cette même page.

Factory per et de choisir la valeur à utiliser pour le prix des composants selon qu'ils soient des produits ou des services.

Enfin, en activant la fonctionnalité Sélectionnez le champ supplémentaire duquel copier les informations en tant que description des OF, il est possible de reprendre, en tant que description des OF, le contenu d'un champ supplémentaire présent sur les fiches des produits composés. Sélectionnez alors ici ici le champ supplémentaire contenant les données.

Vous trouverez en bas de la page de configuration les informations techniques liées à votre installation. Ces informations techniques seront utiles et pourront vous être demandées si vous rencontrez un bug dans l'utilisation du module

Création de champs supplémentaires

Le module supporte la création de champs supplémentaires. Ces champs vous permettront d'afficher, sur les fiches des éléments liés au module, des champs personnalisés où enregistrer des informations supplémentaires qui vous seraient nécessaires.

La création de champs supplémentaires propres au module suit la même procédure que celle utilisée pour la création de champs supplémentaires sur les éléments natifs de Dolibarr. Vous pouvez créer des champs supplémentaires pour :

• Les lignes de composition
• L'ordre de fabrication
• Les lignes de détails de l'ordre de fabrication

Si les champs supplémentaires des lignes de composition et du détail de l'ordre de fabrication portent le même nom (et le meme type, leurs valeurs sont transmises à la création de l'ordre de fabrication

Dictionnaire

Le module s'appuie sur les dictionnaires de Dolibarr pour l'attribution de contacts/adresses à un ordre de fabrication.

Factory propose par défaut quatre types de contacts/adresses : Responsable de production et intervenant, interne et externe pour chacun.

Vous pouvez créer vos propres entrées depuis Accueil > Configuration > Dictionnaires > Types de contacts/adresses

Sélectionner Factory dans la liste déroulante des éléments, le type de contact (interne pour un utilisateurs, externe pour un contact de tiers), un code et un libellé qui sera affiché dans la liste de sélection de l'onglet contacts/adresses d'un Factory. Vous pouvez modifier les types de contact existant avec l'icône et les supprimer avec l'icône .

Permissions

Les accès aux fonctionnalités du module peuvent être restreints aux utilisateurs et groupes existants ou créés ultérieurement à l'installation du module. Cliquez sur le – pour ajouter un permission. Une permission accordée est symbolisée par un coche verte ().

Permissions utilisateurs et groupes

Les accès aux fonctionnalités du modules peuvent être restreints aux utilisateurs et groupes, depuis leur fiche puis onglet Permissions, selon les permissions ci-contre

Permissions par défaut

Les permissions par défaut (Accueil > Configuration > Sécurité > Permissions par défaut), accordées à tout utilisateur créé ultérieurement à l'installation du module, si il n'est pas ajouté à un groupe, sont les suivantes

Démarrage

Les fonctionnalités de Factory sont accessibles depuis l'onglet de menu principal Produits/ services ou le menu MRP/GPAO (selon la version de Dolibarr et les modules activés)

Votre menu secondaire présente alors les entrées de menu suivantes
	Factory : Affiche "l'espace" factory avec des tableaux de bord de l'utilisation du module.
	Nouvel O.F : Permet de créer directement un Ordre de Fabrication (OF) en sélectionnant soit un produit avec une composition définie, soit un BOM
	Liste : cette entrée vous affichera la liste des ordres de fabrication saisis dans votre base. La liste présente de nombreuses options de tri et de filtrage.
	Raport de consommation : Ce menu vous permet de connaitre les consommations réalisées mensuellement et annuellement. Il est possible de visualiser à la fois les consommations prévues et réalisées.
	Rapport sur les temps : Le module permet de saisir pour sur les services utilisés dans un OF des temps associés à des collaborateurs. Il est possible de planifier des temps, mais aussi ceux réellement réalisés. Cette saisie s'effectue sur un onglet de l'OF qui sera présenté dans la documentation.
	Déclinaison : l'entrée Déclinaison affichera la page de lancement de la génération des déclinaisons. Le fonctionnement de cette page requiert le bon paramétrage de tous les éléments nécessaires.

Définition de la composition d'un produit

Préalables

pour qu'un produit composé puisse avoir une composition il faut qu'il soit avec une nature de produit manufacturé.

La composition est effectué par la sélection de produits et/ou services prédéfinis.

Les fonctionnalités de fabrication, directe ou par ordre de fabrication sont accessibles depuis l'onglet Factory de la fiche du produit puis avec les onglets de second niveaux

Détermination de la composition

Cliquez sur l'onglet Composition puis sur le bouton Définition de la composition pour sélectionner les produits composants.

Pour une recherche rapide, vous pouvez filtrer la liste des produits à sélectionner dans la composition Lorsqu'une composition est enregistrée sur un produit, la case à cocher Afficher les produits de la composition en plus du filtrage permet d'afficher les produits composants déjà enregistrés en plus des résultats du filtrage

Indiquez les quantités de chaque composant pour la fabrication d'une unité de produit composé. Vous pouvez préciser si la quantité sera consommée globalement (cf note en dessous) Cocher la case et cliquez sur le bouton Ajouter/modifier pour valider la saisie.

La quantité utilisée d'un produit défini comme global à une composition restera inchangée quelle que soit la quantité de produit composé fabriquée (ex : fabrication de un ou de cinq produits composés nécessite à chaque fois une seul unité de main d'oeuvre

à l'étape de sélection des composants d'une composition, il est possible d'ordonner les composants en saisissant un position et d'ajouter une note. Ces deux options sont accessibles en cliquant sur le + devant le libellé des composants : Si les fiches de vos produits contiennent une image, elle s'affiche dans un tooltip !

Composition des variantes de produits

Dans le cas d'utilisation de variantes de produit, il est possible de récupérer directement la composition du produit parent depuis la fiche de la variante.

Composition et décomposition

Factory permet aussi la décomposition de produits en saisissant une quantité en décimal de la manière suivante Prenons un boite de 10 éléments à décomposer en 10 éléments unitaires.

Deux produits devront être créés

et la composition de l'élément enregistrée comme ci-contre

Niveaux de fabrication

Factory sait gérer plusieurs niveaux de fabrication, soit des produits composants eux mêmes issus de fabrication.

Dans une composition, en cas de sélection d'un produit lui-même composé, l'information vous sera donnée par le chiffre entre parenthèse qui indique le nombre de composants de ce produit composant ici (2) pour PDT 1

Suppression de composants

Pour supprimer un composant d'une composition, revenez sur la composition du produit, cliquez sur le bouton Définition de la composition, décochez les cases des composants à supprimer puis enregistrez vos modifications.

Si vous modifiez la composition d'un produit, celle-ci sera reprise sur toutes les fabrications suivantes du même produit composé

Une composition peut être modifiée sur un OF. La modification effectuée ne concerne alors que l'OF et ne modifie pas la composition enregistrée sur le produit composé

Options de composition

• Récupérer les prix (vente et achat) : ce bouton permet la reprise sur la composition du prix de vente et d'achat des produits composants et composés.

Le prix de vente récupéré sera le premier prix de votre grille en cas d'utilisation de la fonctionnalité de gestion de plusieurs niveaux de prix tandis que le prix d'achat récupéré sera le PMP (calculé depuis les commandes fournisseurs) ou le prix de revient/CostPrice si vous avez activé la fonctionnalité d'utilisation de cette valeur dans les paramétrages de Factory.

• Ajuster les prix : ajuster les prix de vente vous permettra de modifier les prix de vente et d'achat des produits de la composition.

Import/Export XML de la composition : la composition d'un produit peut être importée depuis un fichier XML selon l'exemple ci-contre. L'import XML de la composition est propre à un produit : Un même fichier XML ne permettra pas l'enregistrement des compositions de différents produits. Pour l'importation d'une grande quantités de composition de produits, utilisez plutôt la fonctionnalité d'Import de compositions.

Fabrication directe

Si les quantités de composants ne sont pas présentes en stock dans un même entrepôt, il ne sera pas possible de lancer une fabrication.

Une fois la composition d'un produit enregistrée, cliquez sur l'onglet de second niveau Fabrication directe de l'onglet Factory de la fiche du produit à fabriquer. Factory calcule automatiquement la quantité de produit qu'il est possible de fabriquer selon les quantités de produits composants présentes dans les entrepôts Modifiez la quantités à fabriquer si nécessaire et cliquez sur le bouton Lancer la fabrication. Un message de confirmation s'affiche. La page affiche alors les quantités actualisées de produits en stocks.

Les mouvements de stock de l'entrepôt affichent les mouvements liés à la fabrication

Ordres de fabrication (OF)

Les ordres de fabrication permettent de planifier vos fabrications. Il est possible de créer un ordre de fabrication depuis les fiches des produits, ou encore depuis les fiches des commandes clients.

Création et lancement depuis les fiches des produits

Une fois la composition d'un produit enregistrée, cliquez sur l'onglet de second niveau Fabrication directe de l'onglet Factory de la fiche du produit à fabriquer.

Il est possible de créer un ordre de fabrication alors que le stock n'est pas suffisant à la date de sa création : Vous pouvez réapprovisionner vos entrepôts entre la date de création de l'OF et sa validation.

Sélectionnez l'entrepôt de fabrication et la quantité de produits à fabriquer, les dates de début et fin de fabrication planifiées et si besoin, une durée de fabrication et une description. Vérifiez les quantités de produits nécessaire à la fabrication : Factory nécessite un étape de contrôle avec le bouton Vérifier les quantités nécessaires à la fabrication dans l'entrepôt avant de poursuivre la création de l'OF. L'écran vous indiquera les quantités manquantes dans l'entrepôt sélectionné lors de la création de l'OF. Pour les prochaines illustrations, les entrepôts seront réapprovisionnés des produits manquants.

Cliquez enfin sur le bouton Créer l'ordre de fabrication. La page affichera alors la liste des OF sur le produit à fabriquer.

Ouvrez la fiche de l'OF depuis la page précédente ou depuis le lien de menu Produits/ services > Factory > Liste : La description d'un OF peut être préremplie avec le contenu d'un champ supplémentaire présent sur la fiche du produit composé. Déclarez le champ dans la configuration

Création et lancement depuis les fiches des commandes clients

Dans le cas de la création d'un OF depuis une commande client, la quantité à produire suggérée ne prend en compte que la quantité des produits présents sur la commande

La création d'un OF depuis la fiche d'une commande client suit la même procédure de création. Les étapes suivantes sont communes, quelle que soit la source de création de l'OF. La page de création d'un OF depuis une commande client est accessible depuis l'onglet Factory de sa fiche.

L'ordre de fabrication lié à une commande client est indiqué sur la fiche de celle-ci, onglet factory

Boutons de la fiche d'un ordre de fabrication

À cette étape, il est possible de :

• Annuler l'OF : la suppression d'un OF n'est pas possible. Vous pourrez seulement l'annuler avec le bouton Annulation de la fabrication
• Modifier la composition de l'OF : vous pouvez modifier la composition du produit sur l'OF. Cliquez sur ce bouton vous affichera la page de Détermination de la composition

Une modification de la composition sur l'OF ne s'applique qu'à l'OF et ne change pas la composition enregistrée sur l'onglet Factory de la fiche produit

• Envoyer par e-mail l'envoi de l'OF par e-mail nécessite l'activation de leur envoi et la sélection de contact sur l'onglet contact de l'OF (cf Dictionnaire).
• Cloner l'OF : le clonage permet de copier l'OF en reprenant ou modifiant la quantité, le produit et l'entrepôt initial.

Validation et rapport d'un ordre de fabrication

Pour valider l'OF, saisissez sa date de fabrication réelle en entrant en édition du champ avec l'icone .

L'OF passe alors au statut Validé. Il ne vous reste plus qu'à saisir son rapport. Ouvrez l'onglet Rapport de fabrication de la fiche de l'OF. Confirmez La quantité réellement fabriquée. Clôturez l'OF avec le bouton Terminer la fabrication. La clôture de l'OF est nécessaire à l'enregistrement des mouvements de stock issus de l'OF

Édition du PDF des ordres de fabrication

Le PDF s'enrichit des informations saisies au fil de l'activité, notamment les pertes !

Mouvements de stock

Une fois la fabrication terminée, les mouvements de stock sont enregistrés. Dans le cas précédent, ils sont les suivants

Les mouvements de stock liés à l'OF sont accessibles depuis l'onglet mouvements de stock de sa fiche et depuis la liste complète des mouvements d'un entrepôt ou d'un produit. Ils mentionnent l'origine (fabrication directe ou OF suivi de sa référence).

Gestion des pertes

	La perte de composants s'enregistre dans le rapport de fabrication. Les composants perdus seront décrémentés des stocks. D'autres peuvent être retournés en stock.
	Dans le cas suivant, il était prévu de fabriquer 2 produits composés. Nous allons enregistrer la fabrication d'un seul produit et la perte d'un composant 2. Factory calcule automatiquement les quantités de produits perdues ou retournées en stock en fonction des quantités réellement fabriquées et des produits déclarés perdus.
	Les mouvements de stock liés à l'OF seront alors
	Sur le même principe, en enregistrant une quantité réellement produite inférieure à la quanité prévue, vous obtiendrez
	et les mouvements de stocks

Rapport de consommation

Factory permet de connaitre les consommations de produits mensuelles et annuelles

Gestion de la sous-traitance

principe de fonctionnement

Il est possible de sous-traiter un ordre de fabrication à un sous-traitant et de suivre celle-ci à partir de l'OF

On commence par sélectionner le sous-traitant à partir de l'onglet dédié au niveau de l'OF et en créant une commande fournisseur associé.

Factory et projets

Principe de fonctionnement

Factory permet de gérer la création de pièces uniques ou la consommation de produits sur les projets. Cette gestion s’effectue par l’association de produits aux taches d’un projet.

Lorsque le projet est actif / valide, il est possible de saisir sur la taches les produits consommés.

Factory ajoute un premier onglet sur la fiche de la tache permettant de sélectionner les produits allant être utilisés au cours de celle-ci

Un produit sur mesure est un ensemble de produits et services associés entre eux. À la différence d'un produit de grande série, un produit sur mesure ne se fabrique pas suivant une composition prédéfinie et n'est pas référencé dans la liste des produits de Dolibarr.

La sélection des produits associés à une tache reprend la même procédure que celle de la définition des composition.

	L'onglet Produits utilisés de la fiche produit récapitule les produits utilisés sur chacune de ses taches
	un clic sur le + affiche la tache sur laquelle est utilisé le produit. Pour effectuer un mouvement de stock, cliquez sur la quantité manquante de produit
	Il sera alors indiqué

Enfin le mode produit unique / projet offre en plus la possibilité d'associer à un produit les produits sélectionnés dans une tache en utilisant le bouton utiliser la composition dans un produit.

Lorsque le projet est clos, il est possible d’utiliser la fonction de transfert de composition sur un produit existant.

Les compositions de taches d'un projet clôturé peuvent être transférées sur une autre tache avec le bouton Transférer vers une autre tache.

Cette fonctionnalité vous permet de faire des tests de composition pour un produit ou de conserver des compositions mises à jour sur le produit au gré des saisonnalités.

Lorsqu’un projet est validé, il est possible de saisir les consommations de produits pour la tache avec le bouton Ajuster les quantités

Ces quantités sont de deux types :

• les quantités réellement consommées pour la production
• les quantités perdues qui ont été affecté à la tache mais n’ont pas été utilisé pour la production (perte, casse, …) :

La somme de ces quantités doit en théorie correspondre aux quantités affectées à la tache et peuvent évoluer au fur et à mesure de l’avancement de la tache.

Les quantités affichées sur ce tableau représentent les valeurs suivantes:

• Qté prévue : les quantités qui ont été saisies initialement dans la tache
• Qté Affectée : les quantités qui ont été affectées à ce projet à partir d’un entrepôt
• Qté Utilisée : les quantités consommées durant l’avancement de la tache
• Qté Perdue : les quantités affectées à la tache et non utilisées (perte, casse, …)
• Qté Manquante : les quantités restant à commander pour réaliser le projet.

Le calcul de la quantité manquante s’effectue de la manière suivante :

Si Qté Prévue > (Qté Utilisée + Qté perdue)

Alors Qté Manquante = Qté Prévue – Qté Affectée

Sinon Qté Manquante = (Qté Utilisée + Qté perdue) – Qté Affectée

Autres fonctionnalités de Factory

Import de compositions

Factory permet l'import de composition par l'outil natif de Dolibarr. À l'étape 2 d'un import, il vous sera proposé de télécharger le fichier exemple d'import au format csv.

Export de compositions

Factory permet également l'export des compositions et des ordres de fabrication par l'outil natif de Dolibarr

Afficher/masquer les données tarifaires des produits composants

La permission utilisateur voir la tarification d'un ordre de fabrication permet de cacher à certains utilisateurs les informations tarifaires

Widgets en page d'accueil

La page d'accueil de Dolibarr affichera un widget des derniers ordres de fabrication

Recherche d'ordre de fabrication

Les ordres de fabrication peuvent être retrouvés rapidement avec la barre de recherche latérale

Fonctionnalités annexes à Factory

Changement en masse des prix des produits fabriqués

Factory permet d'enregistrer des formules de calcul qui s’appliqueront au prix des produits composés selon les prix des produits composants.

Cette fonctionnalité nécessite l’utilisation des catégories dans lesquelles les produits composés doivent être classés afin de pouvoir être pris en compte par les formules.

Autant de formules de calcul sont disponibles que de niveaux de prix paramétrés pour les produits/services	Dans les fiches des catégories, onglet Mise à jour des prix, enregistrez vos formules de calcul automatiques en sélectionnant les valeurs avec les listes déroulantes Dans l'exemple ci-contre, les prix de niveau 1 des produits fabriqués seront mis à jour selon la formule suivante : Somme des prix de vente des composants multiplié par 2 multiplié par 5 (nombre de composants) soit 400 x 2 x 5 = 4000 HT (4800 TTC) Les listes de sélection vous permettent de paramétrer vos changements de prix en masse selon le prix de vente ou le PMP des composants, auquel ajouter, soustraire, multiplier ou diviser, selon un nombre à saisir de multiplicateur parmi le nombre de service ou le nombre de produits.
	Une fois les formules enregistrées par catégorie, depuis le lien de menu Produits/Services > Factory > Mise à jour prix, lancez la mise à jour des prix avec le bouton dédié
	La page vous affichera alors le nombre de prix qui auront été modifiés et une vue des modifications effectuées

Déclinaisons

Le but de la fonction est de générer autant de produits qu’il y a de déclinaisons définies.

Pour cela, Factory utilise à la fois la création de composition et la gestion des catégories de produits/services. Les produits doivent être classés dans 3 catégories distinctes :

• le groupe des produits racines (ROOT) servant de base à la déclinaison : Les produits qui lui sont associés ne sont pas à la vente ni à l'achat mais on définit sur ceux-ci des prix de base.
• les groupes de produits déclinant (VARIANTS) : ils ne sont, par défaut, ni à la vente ni à l'achat, mais on peut définir sur ceux-ci un prix qui sera ajouté au prix de base (produits de la catégorie root) pour la déclinaison.
• le groupe des produits au catalogue (CATALOG) qui sont à la vente.

	Créez d'abord les catégories de produits
	Déclarez les ensuite dans la Configuration
	Créez ensuite les produits et leurs variantes et classez-les dans les catégories correspondantes Le module Portofolio permet le classement rapide des produits dans les catégories parmi de nombreuses autres fonctionnalités.
	Enregistrons alors la composition du produit

Depuis le lien de menu secondaire Produits/services > Factory > déclinaisons, cliquez sur le bouton Lancer la génération des déclinaisons produits.

	Le tableau récapitulatif affiche le nombre de déclinaisons qui ont été créées dans la ligne Nouvelles Déclinaisons de produits
	Dans la liste de vos produits, vous trouverez les déclinaisons créées

Questions fréquentes

Générales

Ce chapitre répertorie les difficultés rencontrées avec le module. Vous y trouverez donc des éléments de réponse quant à son utilisation.

Si vous rencontrez une autre erreur que celles décrites ci-dessous lors de l'utilisation de ce module :

1. Désactivez et réactivez le module,
2. Vérifier sur le ChangeLog si une nouvelle version a été publiée,
3. Réinstallez/mettez à jour le module,
4. Vérifiez que le remplacement de fichiers natifs de Dolibarr ne soit pas nécessaire au bon fonctionnement du module.
5. Vérifiez qu'aucune incompatibilité avec un autre module ne soit indiquée. Le cas échéant, suivez nos préconisations.

Si, malgré ces manipulations, l'erreur persiste, contactez-nous en utilisant le formulaire dédié (http://docs.patas-monkey.com/support/).

Ce formulaire est le mode de contact à privilégier pour toute difficulté d'utilisation ou remontée de bug. Aussi, nous vous remercions de ne pas multiplier les canaux d'échange pour un même objet.

Message d'erreur suite à l'installation

Si les modèles de numérotation des ordres de fabrication et de documents ne sont pas activés dans la configuration du module, le message d'erreur suivant sera affiché

[[file:]]

Activez les modèles de numérotation et de document, et tout rentrera dans l'ordre.

Défaut d'incrémentation des références des OF

Suite à une mise à jour de Factory d'une version 1.4.4 et inférieure vers les versions 1.5.0 et supérieures, il est possible que vous rencontriez des erreur dans la numérotation des OF.

Pour corriger ces erreurs, lancez la requête suivante sur votre base de données :

UPDATE llx_factory SET ref = concat( SUBSTRING(ref,1,7),'0', SUBSTRING(ref,8)) WHERE length(ref)=11

Cette opération ajoutera le 0 manquant aux anciennes références des OF. Si des OF présentent une mauvaise numérotation, il vous sera nécessaire de la modifier à la main.