Equipement dev

Le module Équipement créé, dans Dolibarr, la fonctionnalité de sérialisation de produits, à l’unité, en quantité ou en lot, et permet le suivi du cycle de vie des produits en leur associant des évènements (garantie, location, expédition…) et en gérant des états (en vente, en réparation…), le tout, de façon unitaire ou en masse.

Présentation

Le module Equipement gère 3 notions qui interagissent entre elles :

Les Equipements	Le module « Équipements » a pour ambition de centraliser la gestion de tous les actifs matériels (machines, outils, appareils, etc.) au sein de votre entreprise, en leur attribuant un numéro de série unique (configurable, importé ou issu d’un lot). Chaque équipement peut être lié à un client ou à un fournisseur (et à leurs factures), rattaché à un entrepôt précis et assorti de dates clés (date de mise en service, date de fin de vie, DLUO, etc.).
Les Evènements	Pour assurer un suivi complet de leur cycle de vie, le module intègre la notion d’« Événements » : à chaque intervention, maintenance, prêt ou opération (avec date de début et de fin), on enregistre une fiche dédiée, associée à un ou plusieurs équipements. Ces événements permettent de constituer un historique chronologique précis et peuvent être reliés nativement à d’autres éléments de Dolibarr (interventions, contrats, expéditions, projets) ou à des liaisons personnalisées (via le module customLink).
Les consommations	Enfin, la notion de « Consommations » trace l’utilisation de consommables ou de pièces détachées par l’équipement, qu’il s’agisse de composants utilisés à la fabrication ou de pièces de rechange lors de son exploitation (par exemple, remplacement d’une batterie dans un smartphone). Grâce à cette approche unifiée (équipements, événements, consommations), le module offre une vision exhaustive : inventaire précis, suivi des maintenances, traçabilité des interventions et contrôle des coûts associés à chaque actif.

ÉQUIPEMENT

Présentation & But

Définition : un Équipement représente un type de matériel (modèle), auquel on associe des exemplaires physiques (numéros de série).

Applications :

Gestion de parc	Suivi global du matériel déployé.
Iventaire matériel	Identification précise des stocks et de leur localisation.
Maintenance et suivi	Historique détaillé des interventions, consommations (pièces, consommables), documents associés.

Paramétrage des Équipements

Le paramétrage est scindé en trois volets :

Numérotation automatique

Définition d’un préfixe unique (ex. : “PC_” pour les ordinateurs). Choix du format de numérotation (longueur, insertion de la date, incrémentation). Activation/désactivation de la génération automatique.

Champs personnalisés

Types disponibles : Texte libre, liste déroulante, case à cocher, date (date d’achat, date de garantie), numérique (kilométrage, heures de vol), etc.

Assignation : Pour chaque type d’équipement, on définit un jeu de champs adaptés (ex. numéro de série, version logicielle, capacité de stockage).

Visibilité : Possibilité de rendre certains champs obligatoires ou en lecture seule pour certains profils.

Comportement & règles métier

États par défaut : Par exemple : “Disponible” à la création, “En Maintenance” après une opération sur l’équipement.

Transitions autorisées : On peut passer de “Disponible” vers “En Maintenance” ou “Hors Service”, mais inverses restreintes (sécurité de données).

Validation : Possibilité d’imposer une validation par un technicien ou un responsable avant chaque changement d’état.

Concepts clés (modèle / exemplaire)

Modèle (référence)

Sert à décrire un type d’équipement (ex. : “Dell Latitude 5480”).

Contient :

La fiche technique (CPU, mémoire, disque, etc.). Des images/visuels éventuels. Des documents associés (manuel d’utilisation, fiche de sécurité).

Permet de dédupliquer les données : les caractéristiques communes (périphériques, consommables) sont définies sur le modèle.

Exemplaire (numéro de série)

Instanciation physique d’un modèle (ex. : “Dell Latitude 5480 – SN :DL123456”).

Attributs propres :

Numéro de série unique généré selon les règles de numérotation.

Date d’acquisition, localisation (site, service), responsable principal, état actuel (Disponible, Emprunté, En Maintenance, Hors Service).

Historique des interventions et consommations associées.

Possibilité de lier un exemplaire à plusieurs départements ou utilisateurs selon les droits.

Illustration d’un workflow simplifié

Création du modèle → Paramétrage des champs → Création d’un ou plusieurs exemplaires → Emplacement/Assignation à un utilisateur → Suivi (maintenance, consommations) → Recyclage/Retrait du parc.

Création d’un équipement (Modèle)

Accéder à la liste des modèles

Depuis le menu principal, cliquez sur Équipement → Modèles. Cliquez sur Nouveau Modèle.

Remplir les informations principales

Nom du modèle (ex. : “Imprimante HP LaserJet Pro”). Catégorie (Informatique, Bâtiment, Outillage, etc.). Fournisseur (éventuellement défini via un module tiers “Fournisseurs”). Description (fiches techniques, performances, références commandes).

Configurer les champs personnalisés

Sélectionnez les champs pertinents (date d’achat, garantie, type de consommables compatibles).

Définissez les valeurs par défaut si besoin (ex. taux d’usure initial à 0 %).

Ajouter des documents associés

Téléchargement de manuels, certificats, guides d’installation, etc. Chaque document peut être tagué (ex. “Sécurité”, “Installation”, “Maintenance”).

Enregistrer le modèle

Une fois validé, il apparaît dans la liste des modèles et vous pouvez immédiatement passer à la création d’exemplaires.

Sérialisation

Modes de Sérialisation

Automatique	Le système génère un numéro unique basé sur le préfixe, la date, et un compteur (ex. : “PC-20250604-001”).
Manuelle	L’utilisateur saisit librement le numéro de série (utile si des numéros existent déjà dans un autre système).
Import CSV	Possibilité d’importer en masse des numéros de série à partir d’un fichier CSV, associé au modèle.

Recommandations d’usage

Automatique pour les nouveaux achats, pour garantir l’unicité et éviter les doublons.

Manuelle/CSV lors d’une migration d’un ancien système vers Patas Monkey.

Bonnes pratiques :

Utiliser un préfixe lié à la catégorie (ex. : “IMPR-” pour les imprimantes). Intégrer l’année ou le mois d’achat pour un repérage rapide.

Liste des équipements

Vue globale

Tableau des exemplaires avec colonnes par défaut : Numéro de série, Modèle, Catégorie, Localisation, État, Responsable.

Fonctionnalités disponibles

Filtres avancés :

Par modèle, catégorie, état (Disponible, Emprunté, En Maintenance, Hors Service). Par localisation (site, département). Par responsable ou utilisateur actuel.

Tags / Catégories : filtrage par tags (ex. « Zone froid » pour climatiseur).

Recherche rapide : barre de recherche multicolonnes (ex. recherche par numéro de série partiel).

Actions groupées :

Changer l’état de plusieurs équipements en même temps (ex. : passage en maintenance préventive).

Export CSV/XLS de la liste filtrée.

Affecter plusieurs équipements à un même responsable/utilisateur.

Affichage adaptatif

Possibilité de basculer entre la vue tableau et la vue carte/cité (photo + localisation).

Tri par colonnes (cliquer sur l’en-tête).

Fiche d’un équipement (Exemplaire)

En-tête de la fiche

Numéro de série (en grand) + Statut actuel (avec code couleur).

Photo miniature (si disponible),modèle, localisation et responsable attribué.

Onglets principaux

Données générales :

Modèle, Catégorie, Fournisseur, Date d’acquisition, Date de garantie, Localisation, Responsable. Champs personnalisés (ex. : indice de performance, numéro de licence).

Historique (Journal des événements) :

Listing chronologique des interventions (maintenance, réparations, calibrages). Détail : date, intervenant, description, durée, coûts éventuels. Possibilité d’ajouter un nouveau événement directement depuis cet onglet.

Consommations :

Liste des consommables ou pièces détachées utilisées (toner, cartouches, filtres). Quantité, date d’utilisation, technicien responsable.

Documents & Manuels :

Liens vers les documents téléchargés (manuel utilisateur, fiche de sécurité, certificat de conformité). Possibilité d’uploader de nouveaux fichiers.

Statistiques & Indicateurs :

Taux d’utilisation (heures/trimestre). Coût total des maintenances depuis la mise en service. Prochaines dates de maintenance programmées (intégration au calendrier).

Actions rapides (boutons)

Nouvel événement (maintenance, panne, contrôle). Ajouter consommation (pièce ou consommable). Modifier fiche (changer localisation, responsable, état). Télécharger fiche au format PDF/Excel.

Tags / Catégories

Utilisation des Tags

Tags libres : ex. “#haute-priorité”, “#zone-froid”, “#prêt-étudiant”.

Associés à chaque équipement pour faciliter le filtrage ou le tri fonctionnel.

Catégories prédéfinies

Informatique, Électromécanique, Mobilier, Bâtiment, Machines Spéciales, etc.

Chaque catégorie peut avoir un pictogramme/coloration spécifique pour repérage rapide.

Fonctions de filtrage

Dans la liste, cliquer sur un tag permet de n’afficher que les équipements possédant ce tag.

Les catégories s’utilisent dans les filtres avancés pour sélectionner un type d’équipement (ex. : tous les “Informatique”).

Création & Gestion des Tags/Catégories

Dans Administration → Tags/Catégories, possibilité de :

Créer un nouveau tag (nom, couleur).

Supprimer ou fusionner des tags obsolètes.

Gérer l’arborescence des catégories (catégorie parente/enfant).

Calendrier des Équipements

Vue d’ensemble

Planning mensuel/annuel affichant :

Périodes d’indisponibilité (en maintenance, prêt).

Dates de réservation (emprunt, intervention programmée).

Alertes à venir (fin de garantie, date de révision).

Filtres disponibles

Par équipement ou groupe d’équipements (ex. : tous les équipements de la catégorie “Chantier”).

Par type d’événement (maintenance préventive, location, calibration).

Par responsable ou technicien affecté.

Fonctionnalités spécifiques

Glisser-déposer pour modifier la date/heure d’une intervention.

Code couleur selon le type (rouge : panne, orange : maintenance préventive, vert : disponible).

Rappels automatiques envoyés aux techniciens ou responsables (e-mail, notification in-app).

Export et synchronisation

Export ICS/ICAL pour synchroniser avec Outlook, Google Calendar, etc.

Génération automatique de rapports mensuels (indicateur de disponibilité, taux d’occupation).

🔔 Alertes / Rappels liés aux Équipements

Sources d’alertes

Événements programmés : maintenance préventive, révision, calibration.

Consommations programmées : seuil de stock faible pour consommables (toner, filtres).

Dates critiques : fin de garantie, date d’assurance, date de révision légale.

Types de notifications

Notifications In-App : bannière en page d’accueil/centre de notifications.

E-mails : paramétrables (destinataires, fréquence, contenu du message).

SMS (optionnel) : si module SMS installé, pour les alertes critiques (panne majeure).

Paramétrage des Rappels

Délais avant l’événement : ex. 30 jours avant la fin de garantie, 7 jours avant révision.

Répétitions : périodicité (quotidienne, hebdomadaire) jusqu’à confirmation de lecture.

Destinataires : Technicien assigné, Responsable de parc, Chef d’équipe.

Interface de gestion

Depuis Équipement → Alertes/Rappels, consultation des alertes à venir, acknowledgement, historique des notifications envoyées.

Possibilité de créer une alerte manuelle liée à un équipement précis (ex. : alerte pour changement de batterie).

ÉVÉNEMENT

Paramétrage des Événements

Types d’événements disponibles

Maintenance préventive (avec fréquence paramétrable).

Maintenance corrective / Réparation (panne, dysfonctionnement).

Calibration / Contrôle qualité.

Prêt / Location (emprunt interne ou externe).

Contrôle réglementaire (inspection sécurité, audit).

Couleurs & Icônes

Affectation d’une couleur et icône par type pour identification visuelle dans les listes et calendriers.

Exemple : Rouge → Panne | Orange → Maintenance préventive | Bleu → Prêt/Réservation.

Notifications automatiques

À la création d’un événement : choix d’envoyer un e-mail de confirmation au technicien et/ou au responsable.

À la clôture : envoi d’un rapport synthétique (temps passé, pièces consommées).

Paramètres avancés

Durée par défaut (ex. : 2 heures pour une maintenance corrective simple).

Équipe assignée (possibilité de définir un groupe technique).

État par défaut à la clôture (ex. : “Prêt à l’emploi”, “Hors Service” selon la nature de l’intervention).

Présentation des Événements

Vue d’ensemble

Page Événements → Présentation regroupant :

Objectif : expliquer pourquoi on utilise le module Événements (suivi des cycles de vie des équipements, traçabilité).

Typologie : liste des types d’événements (maintenance, panne, prêt, etc.) avec description de chaque type.

Exemples d’usages :

Planifier la révision semestrielle d’un groupe de générateurs.

Réserver un vidéoprojecteur pour une formation interne.

Enregistrer la réparation d’une fraiseuse.

Schéma conceptuel

Illustration (schéma filaire) montrant la relation : Équipement ↔ Événement ↔ Consommation.

Chaque événement peut être lié à plusieurs consommations (pièces ou consommables) et générer une alerte ultérieure.

Fonctionnalités clés

Recherche rapide par date ou référence événement.

Filtres : date, type, équipement concerné, technicien assigné.

Rapport : génération d’un PDF récapitulatif par période (mensuel, annuel).

Création d’un Événement

Accès à la création

Depuis Équipement → Événements → Nouvel Événement ou clique depuis la fiche d’un équipement (« Ajouter un événement »).

Formulaire de saisie guidée

Sélection de l’équipement : champ de recherche pour rattacher l’événement à un ou plusieurs équipements.

Type d’événement : liste déroulante des types paramétrés.

Date & Heure : date de début, date de fin (si non renseignée, durée par défaut utilisée).

Technicien(s) assigné(s) : champ de sélection multiple.

Description/Commentaires : zone de texte libre pour détailler le motif, les observations.

Documents attachés : possibilité d’uploader des photos (avant-après), devis, factures.

Lien Équipement automatique

Une fois l’équipement sélectionné, son statut passe automatiquement (ex. : “En Maintenance” ou “En Prêt”).

L'événement apparaît en historique dans la fiche équipement une fois validé.

Validation & notifications

Au clic sur Créer, l’événement est enregistré :

Notifications automatiques aux personnes concernées.

Mise à jour du calendrier.

Lien Élément

Objectif : permettre de rattacher l’événement à d’autres entités du système (ex. : ordre de travail, bon de commande, fiche intervention).

Implémentation

Dans le formulaire d’événement, champ Lien Élément avec listes déroulantes ou recherche libre pour associer :

Ordre de travail (OT), Bon de commande (BC), Ticket d’incident.

Cliquer sur l’élément lié permet de naviguer directement vers la fiche correspondante.

Lien Équipement

Description : détaille la liaison bidirectionnelle ; depuis l’événement, on voit l’équipement concerné, et depuis l’équipement, on voit tous ses événements.

Cas d’usage

Sur la fiche de l’équipement, onglet Historique → Liste des événements avec lien vers chaque fiche événement.

Sur la fiche événement, zone en haut indiquant “Équipement concerné : Modèle – numéro de série” avec clic cliquable.

Bénéfices : navigation fluide pour suivre la chronologie des interventions et visualiser l’impact des événements sur l’équipement.