MySchedule

Ce module Améliore la gestion les fiches d'interventions natives de Dolibarr en y ajoutant : une vue calendrier (en mode semaine et mois) des fonctions de drag & drop et agrandissement des lignes l'affectation d'utilisateur l'affectation de contact/adresse la création rapide d'une intervention (et d'une ou plusieurs lignes d'interventions) la modification rapide d'une intervention, la ligne de détail d'intervention le changement d'états et autre élément en masse

Présentation

Le module MySchedule permet de gérer les interventions et plus précisément les temps planifiés et réalisés sur celle-ci par les collaborateurs

Les interventions ont 4 étapes propres à mySchedule :

• Sans utilisateur Affecté : il n'y a pas d'utilisateurs associés à l'intervention
• Pas encore planifié : il y a un utilisateur (au moins) d'associé à l'intervention mais il n'est pas encore affecté à une ligne de détail d'intervention
• les lignes d'interventions sont toute affecté à un (ou plusieurs) utilisateur
• Terminées : les temps réalisées par les utilisateurs ont été saisies sur l'intervention

Chacune de ces étapes est associé à un code couleur qui est utilisé pour l'affichage des intervention sur la vue agenda

Il est possible de filtrer selon une semaine, un mois, un intervenant, un tiers, une étape et un statut d'intervention

Paramétrage

L'accès à l'administration du module s'effectue en cliquant sur l'icone en bout de ligne

A partir de cet écran il est possible de paramétrer : l'accès par défaut de la vue agenda sur une semaine ou un mois les 4 couleurs correspondantes aux différents états de l'intervention les plages horaires (début et fin de journée, début et fin d'activité) de la vue hebdomadaire le nombre de ligne(s) d'intervention (de 1 à 4) saisissable à la création de l'intervention depuis l'agenda le nombre de contact/utilisateurs affichable sur les listes avant de les concaténer en tooltip les extrafields disponible sur le tiers pour alimenter les notes publiques et privés de l'intervention (utile pour des codes d'accès, des consignes propres à chaque interventions pour ce tiers) définir si on souhaite ouvrir l'intervention sur le même onglet ou un autre à partir du popIn de modification

Ecran principal

Accessible à partir du menu commercial/Intervention/mySchedule, c'est l'écran principal de mySchedule.

Il est découpé en quatre parties : Filtrage et sélection des évènements Navigation entre les semaines et les mois Action de masse sur les évènements La vue agenda soit pour une semaine soit le mois entier Il est possible au niveau de la vue agenda de réaliser les actions suivantes : création d'une nouvelle intervention modification d'une nouvelle intervention (avec un lien vers l'interface classique des interventions) déplacement d'une intervention (drag & drop) redimensionnement d'une intervention (resize)

Filtrages et sélection

L'interface de filtrage se décompose en trois parties :

sur la période et l'état à afficher	sur les éléments natifs des interventions	sur les états associés géré par mySchedule
la semaine et l'année en cours le mois et l'année en cours le statut de l'intervention (brouillon, validé, facturé, terminé)	Le tiers de l'intervention Un utilisateur associé à l'intervention Un contact externe ou une adresse associé à l'intervention	il est possible d'en sélectionner plusieurs à la fois, si aucun n'est sélectionné on les prends tous

Ces filtres se retrouvent au niveau des listes des interventions pour les tiers et les utilisateurs

Pour la suite du document, nous utiliseront le terme état ou statut pour la notion de statut propre à l'intervention et d'étape pour la notion d'étape d'avancement de mySchédule

Actions en masse

MySchedule permet de réaliser des actions sur les lignes d'interventions en masse.

Les actions de masse sont accessible à partir de l'écran principal grace aux boutons présent sur l'écran

Le premier groupe d'action correspond aux modifications en masse propre à mySchedule, la couleur de police correspond à l'étape où cette action se réalise.

• Affectation : permet de gérer les intervenants associé à l'intervention
• Planification : Permet d'affecter les temps à réaliser au niveau de l'évènement à un ou plusieurs collaborateurs
• Réalisation: Permet d'affecter les temps effectués au niveau de l'évènement à un ou plusieurs collaborateurs

Le second groupe correspond aux actions propres à Dolibarr:

• Changement de statut de l'intervention
• Décalage dans le temps des lignes d'interventions
• Clonage d'une intervention et de ses lignes d'interventions (en deux étapes)

La suppression en masse de ligne d'intervention fait partie de ce second groupe mais est mis de coté pour des raisons de sécurité...

Evènements sur la vue Agenda

La vue agenda présente les lignes de détails des interventions. Chaque ligne de détail d'intervention se définie par une date et heure de début, qu'une durée et une description et l'intervention à laquelle elle est rattachée.

dans le reste du document le terme "évènement" sera employé pour désigner une ligne d'intervention native de Dolibarr.

Chaque évènement est découpé en deux parties : Le bloc gris reprenant les informations de la ligne d'intervention La référence de l'intervention et son statut (première ligne) l'heure de début et de fin de la ligne d'intervention et sa durée (seconde ligne) le bloc dans la couleur associé à l'étape de l'évènement affiche des informations complémentaires: une zone avec le tiers associé à l'intervention et le contrat ou le projet si celui-ci est présent La zone des intervenants avec les durées planifiées et réalisées si elles ont été saisie

L'agenda affiche les évènements présents sur la période. En vue semaine, elles sont positionnées selon l'heure de début et de fin. Il est possible de modifier directement la date, l'heure de début et la durée/fin de l'évènement par drag&drop et agrandissement de celui-ci. Attention, certaines infos peuvent être tronquées dans cette vue de part la taille de l'événement lié à sa durée. En vue mensuelle, elles sont positionnées à la suite des unes et des autres. Il est possible de modifier directement la date de début l'évènement par drag&drop.

Création d'une intervention

Lors d'un clique sur un bouton au niveau de la journée une fenêtre popIn de création d'intervention apparait. Celle-ci permet de saisir les éléments suivants :

• Tiers associé à l'intervention (si la vue Fullcalendar est filtré sur un tiers, celui-ci est affecté par défaut)
• Description de l'intervention (zone texte simple)
• Note publique et privée (zone de texte simple)
• une ou plusieurs lignes d'interventions (nombre paramétrable) avec les colonnes suivantes :
  • L'intervenant/utilisateur associé à la ligne d'intervention (saisie optionnel, par défaut l'utilisateur saisissant ou celui qui est filtré dans l'affichage )
  • Description de la ligne d'intervention
  • La date et l'heure de début de la ligne d'intervention (la date est reprise de la journée qui a été cliqué)
  • La durée de l'intervention

L'heure de début de la ligne d'intervention est reprise de la plage horaire cliquée sur la vue hebdomadaire, pour la vue mensuelle, elle correspond au début de l'heure travaillé paramétrée

Onglet principal

Le premier onglet permet de saisir les éléments propres à l'intervention: Le tiers associé à l'intervention La description de l'intervention Si ils sont actifs au niveau de Dolibarr, Les contrats et les projets apparaissent aussi au niveau de cet onglet Le statut de l'intervention est par défaut à l'état brouillon

Onglet des lignes d'interventions / évènements

Le deuxième onglet permet à la fois de saisir une ou plusieurs ligne d'intervention (selon le paramétrage effectué) Les données saisissable pour chaque ligne sont : UN intervenant associé à la ligne d'intervention La description, la date et heure de début d'intervention la durée de la ligne d'intervention si on saisie un intervenant, il est automatiquement associé à la fiche d'intervention et les temps saisies pour la ligne lui sont affectés comme "plannifié"

Une fois la saisie validée les lignes d'interventions apparaissent sur l'agenda, il y a autant d'évènement que de lignes d'intervention.

Modification d'une intervention

Au clique sur un évènement, une fenêtre popIn de modification de l'intervention apparait. Le bandeau de la fenêtre reprend la référence de l'intervention et la couleur de l'étape de l'événement Le popIn possède 3 onglets :

• un onglet pour les données propres à l'intervention (tiers, statut, contrat et projet si actif)
• on onglet de gestion des utilisateurs associé à l'intervention et à la ligne d'intervention
• on onglet pour les notes publiques et privées

Un badge apparait sur les onglets des utilisateurs et des notes si ceux-ci sont renseignés

Il est aussi possible d'ouvrir l'intervention en mode « classique » (que ce soit sur le même onglet ou un autre est paramétrable)

Onglet principal

Le premier onglet permet de modifier les éléments suivants : Le tiers associé à l'intervention La description de l'intervention Le statut de l'intervention Si ils sont actifs au niveau de Dolibarr, Les contrats et les projets apparaissent aussi au niveau de cet onglet

Onglet des collaborateurs

Le second onglet permet à la fois de modifier la ligne d'intervention (description, durée et la date et heure de début d'intervention) et sur les intervenants de l'intervention. Sur les intervenant il est possible de: Ajouter un intervenant Supprimer un intervenant Saisir la durée affecté à un intervenant Saisir la durée réalisé par un intervenant Les saisies réalisées sur cet écran permet de modifier l'étape de l'évènements

Gestion des actions en masse

Sur la vue mySchedule il sera possible de réaliser des actions en masse :

• La suppression des lignes d'interventions et de l'intervention si celle-ci n'as plus de l'intervention associé
• Le déplacement sur une autre semaine des lignes d'interventions
• Le clonage des lignes d'interventions et de l'intervention associé
• Le changement du (ou des) intervenant sur la ligne d'intervention
• Le changement du statut de l'intervention (brouillon, validé, facturé, terminé)

Cette mise à jour en masse se fera ainsi :

• On filtre sur la vue fullCalendar la semaine qui contient les éléments à modifier
• On appuie sur l'un des boutons en haut à droite de l'écran
• Une fenêtre affichant les évènements apparait (il n'est pas possible de déplacer les éléments), chaque évènement est sélectionnable par un simple click sur celui-ci,
• Il est possible de cocher/décocher en masse une ligne (journée) ou toute la semaine pour séléctionner les éléments à traiter
• Pour la modification des utilisateurs une listes déroulantes d'utilisateur présaisie que l'on peu changer
• Pour le clonage et le déplacement il faudra saisir le numéro de semaine et l'année sur laquel sera déplacé ou clonée les évènements
• Une fois l'écran validé, on revient sur la plage de départ

Gestion des temps collaborateurs

Affectation des utilisateurs

Onglets d'interventions

Sur les tiers et les utilisateurs un onglet myShedule affiche la liste des interventions du tiers/utilisateur. Il sera possible de filtrer cette liste

Liste des interventions d'un tiers