« Portofolio/en » : différence entre les versions

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<languages/>
<languages/>
{| class="wikitable"
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
|- style="vertical-align:top;"
{| class="wikitable"  
|- style="vertical-align:top;"  
| [[File:portofolio-250x250.png]]
| [[File:portofolio-250x250.png]]
| The Portofolio module allows the mass modification and assignment of sales representatives to third parties, products/services, users and contacts to groups and categories.
| Le module Portofolio permet la modification et affectation en masse des commerciaux aux tiers, des produits/services, des utilisateurs et des contacts aux groupes et catégories.
|}
|}
== Presentation ==
== Présentation ==
=== Features ===
=== Fonctionnalités ===
The Portofolio Module allows the rapid assignment of:<br><strong>Assignments of sales representatives</strong> - Products/services, third parties, users and contacts to categories<br><strong>Distribution of users</strong> - Users and contacts to groups<br><strong>Breakdown of categories</strong> - Users to third parties as sales representatives
Le Module Portofolio permet l'affectation rapide des :<br><strong>Affectations des commerciaux</strong> - Produits/services, tiers, utilisateurs et contacts à des catégories<br><strong>Répartition des utilisateurs</strong> - Utilisateurs et contacts à des groupes<br><strong>Ventilation des catégories</strong> - Utilisateurs aux tiers en tant que commercial
</div>


.
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
== Paramétrage ==
=== Activation ===
Pour activer le module, ouvrez la page de la liste des modules depuis les menus <strong>Accueil > Configuration > Modules/Applications > Patas-Tools > Portofolio</strong>.<br>
{| class="wikitable"
|- style="vertical-align:top;"
| [[File:ModulePortofolio_Config1.png |850px]]
|Pour activer le module, il suffit de cliquer sur le bouton signalé dans l'image.
|}
{| class="wikitable"
|- style="vertical-align:top;"
| [[File:ModulePortofolio_Config7.png |850px]]
|<span style="color:red"><strong>Attention :</strong></span> Pour que le module fonctionne correctement, le module Libelles/Catégories doit être aussi activé, comme décrit dans l'image.
|}
</div>
 
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Configuration ===
La configuration du module s'effectue depuis la page d'administration des modules accessible par les menus Accueil > Configuration > Modules en cliquant sur l'icône signalé dans l'image.
{| class="wikitable"
|- style="vertical-align:top;"
| [[File:ModulePortofolio_Config2.png |800px]]
| La première section de paramétrage permet d'ajouter des informations de scoring sur le changement des statuts.
</div>


The second configuration section is linked to the reporting screen, which will be explained later in the documentation.


The last parameter section allows you to activate additional functions of the module:
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* Adds a button on the third party's file allowing it to be cloned (a reference to the old parent third party is kept)
La deuxième section de paramétrage est lié à l'écran de reporting, celui sera explicité plus loin dans la documentation.
* Activates a function allowing the salesperson associated with the customer to be added as an email recipient
</div>
* Activates a function adding the salesperson associated with the customer as an assigned person when creating an appointment


<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La dernière section de paramètre permet d'activer des fonctions annexes du module :
* Ajoute un bouton sur la fiche du tiers permettant de le cloner (on conserve une référence à l'ancien tiers parent)
* Active une fonction permettant de rajouter en destinataire des emails le commercial associé au client
* Active une fonction rajoutant le commercial associé au client comme personne assigné lors de la création d'un rendez-vous
</div>


<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
|}
|}
</div>


<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Permissions ===
=== Permissions ===
Access to the module's features can be restricted to existing users and groups or those created after the module's installation. Click on the icon indicated in the image to add a permission.
Les accès aux fonctionnalités du module peuvent être restreints aux utilisateurs et groupes existants ou créés ultérieurement à l'installation du module. Cliquez sur l'icône signalé dans l'image pour ajouter un permission.
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"  
|- style="vertical-align:top;"
|- style="vertical-align:top;"  
| [[File:ModulePortofolio_Config8.png |850px]]
| [[File:ModulePortofolio_Config8.png |850px]]
|<strong>User and group permissions</strong><br>Access to the module's features can be restricted to users and groups, from their profile then Permissions tab, according to the permissions listed in the image.
|<strong>Permissions utilisateurs et groupes</strong><br>Les accès aux fonctionnalités du modules peuvent être restreints aux utilisateurs et groupes, depuis leur fiche puis onglet Permissions, selon les permissions listées sur l'image.
|}
|}
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"  
|- style="vertical-align:top;"
|- style="vertical-align:top;"  
| [[File:ModulePortofolio_Config3.png |850px]]
| [[File:ModulePortofolio_Config3.png |850px]]
|<strong>Default Permissions</strong><br>The default permissions (Home > Users & Groups > User > Permissions), granted to any user created after the module installation, if not added to a group, are listed in the image.
|<strong>Permissions par défaut</strong><br>Les permissions par défaut (Accueil > Utilisateurs & Groupes > L'utilisateur > Permissions), accordées à tout utilisateur créé ultérieurement à l'installation du module, si il n'est pas ajouté à un groupe, sont les listée sur l'image.
|}
|}
</div>


== Usage ==
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Portofolio features are accessible from the main menu tab Patas-M Tools.<br>
== Utilisation ==
{| class="wikitable"
Les fonctionnalités de Portofolio sont accessibles depuis l'onglet de menu principal Outils Patas-M.<br>
|- style="vertical-align:top;"
{| class="wikitable"  
|- style="vertical-align:top;"  
| [[File:ModulePortofolio_Config4.png |550px]]
| [[File:ModulePortofolio_Config4.png |550px]]
|Your secondary menu then presents the following menu entries:<br><strong> - Portfolio</strong>: The main entry allows the assignment of users to third parties as salespeople.<br><strong> - Salesperson Assignment</strong>: Allows access to the Sales Portfolio Manager.<br><strong> - User Distribution</strong>: Allows advanced management of user groups.<br><strong> - Category Breakdown</strong>: Allows advanced management of native categories<br><strong> - Project Assignment</strong>: Allows access to projects assigned by the Portofolio module.<br><strong> - Task Assignment</strong>: Allows assigning tasks to a specific profile.<br><br>Has a session dedicated to <strong>Reports</strong>: <br><strong>Outstanding by customer</strong>: Allows to access the Management of outstanding invoices through a list of Third Parties as well.<br><strong>Outstanding by salesperson</strong>: Allows access to the Management of outstanding invoices listed by salespeople.<br><strong>Orders by Salesperson</strong>: Allows access to current orders by salespeople.
|Votre menu secondaire présente alors les entrées de menu suivantes :<br><strong> - Portofolio</strong> : L'entrée principale permet l'affectation des utilisateurs aux tiers en tant que commerciaux .<br><strong> - Affectation des Commerciaux</strong> : Permet d'accéder au Gestionnaire de portefeuille commercial .<br><strong> - Répartition des utilisateurs</strong> : Permet de faire la gestion avancée des groupes d'utilisateurs .<br><strong> - Ventilation des catégories</strong> : Permet de faire la gestion avancée des catégories natives<br><strong> - Affectation de projets</strong> : Permet d'accéder aux projets affectés par le module Portofolio .<br><strong> - Affectation des taches</strong> : Permet d'attribuer des tâches à un profil spécifique .<br><br>Dispose d'une session dédiée aux <strong>Rapports</strong> : <br><strong>Encours par client</strong> : Permet d'accéder à la Gestion de l'encours de facturation à travers une liste de Tiers aussi .<br><strong>Encours par commercial</strong> : Permet d'accéder à la Gestion de l'encours de facturation listées par les commerciaux .<br><strong>Commandes par Commercial</strong> : Permet d'accéder à les commandes en cours par commerciaux .
|}
|}
=== Assigning users to the third party as salespeople ===
=== Affectation des utilisateurs au tiers en tant que commerciaux ===
From the <strong>Patas-M Tools > Portfolio > Salesperson Assignment</strong> entry, display the existing assignments between your users and your third parties.
Depuis l'entrée <strong>Outils Patas-M > Portofolio > Affectation des commerciaux</strong>, affichez les affectations existantes entre vos utilisateurs et vos tiers.
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"  
|- style="vertical-align:top;"
|- style="vertical-align:top;"  
| [[File:ModulePortofolio_Config5.png |850px]]
| [[File:ModulePortofolio_Config5.png |850px]]
|<strong>Filtering affected third parties and commercials</strong><br>Use the filters to refine your search for third parties.<br>Click the "Search" button to refresh the results page.
|<strong>Filtrage des tiers et commerciaux affectés</strong><br>Utilisez les filtres pour affiner votre recherche de tiers.<br>Cliquez sur le bouton "Recherche" pour rafraîchir la page des résultats.
|}
|}
</div>


=== Assigning sales representatives to third parties ===
 
From the <strong>Patas-M Tools > Portfolio > Sales Representative Assignment</strong> entry, display the existing assignments between your users and your third parties.
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
{| class="wikitable"
=== Affectation des commerciaux aux tiers ===
|- style="vertical-align:top;"
Depuis l'entrée <strong>Outils Patas-M > Portofolio > Affectation des commerciaux</strong>, affichez les affectations existantes entre vos utilisateurs et vos tiers.
{| class="wikitable"  
|- style="vertical-align:top;"  
| [[File:ModulePortofolio_Config11.png |850px]]
| [[File:ModulePortofolio_Config11.png |850px]]
|Then check/uncheck the boxes of the users to assign as sales representatives to your third parties.
|Cochez/décochez ensuite les cases des utilisateurs à affecter en tant que commercial à vos tiers.
|}
|}
</div>


=== Assigning users to user groups ===
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
From the <strong>Patas-M Tools > Portfolio > User Distribution</strong> entry, display the existing assignments between your users and groups.
=== Affectation d'utilisateurs à des groupes d'utilisateurs ===
{| class="wikitable"
Depuis l'entrée <strong>Outils Patas-M > Portofolio > Répartition des utilisateurs</strong>, affichez les affectations existantes entre vos utilisateurs et les groupes.
|- style="vertical-align:top;"
{| class="wikitable"  
|- style="vertical-align:top;"  
| [[File:ModulePortofolio_Config13.png |850px]]
| [[File:ModulePortofolio_Config13.png |850px]]
|Displays the existing assignments between your users and groups.
|Affiche les affectations existantes entre vos utilisateurs et les groupes.
|}
|}
</div>


=== Assigning items to categories ===
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
From the Tools entry <strong>Patas-M > Portfolio > Category breakdown</strong>, display the page to select the items to assign to categories:
=== Affectation d'éléments aux catégories ===
{| class="wikitable"
Depuis l'entrée Outils <strong>Patas-M > Portofolio > Ventilation des catégories</strong>, affichez la page pour sélectionner les éléments à affecter à des catégories :
|- style="vertical-align:top;"
{| class="wikitable"  
|- style="vertical-align:top;"  
| [[File:ModulePortofolio_Config12.png |850px]]
| [[File:ModulePortofolio_Config12.png |850px]]
|From the <strong>Item selection</strong> drop-down list, choose the items whose categories you want to modify among products, third parties, suppliers, members, contacts or users.<br>
|À partir de la liste déroulante <strong>Sélection des éléments</strong>, choisissez les éléments desquels vous souhaitez modifier les catégories parmi les produits, tiers, fournisseurs, adhérents, contacts ou encore les utilisateurs.<br>
Select the filters to apply to refine your selection.<br>
Sélectionner les filtres à appliquer pour affiner votre sélection.<br>
Click on the "Apply changes" button to refresh the display of the results.
Cliquez sur le bouton "Appliquer les modifications" pour rafraîchir l'affichage des résultats.
|}
|}
<span style="color:orange"><strong>Note: </strong></span> Products can be filtered by their quantity in stock and Portofolio allows you to modify their sales and purchase status.<br> The same applies to third parties whose status can be filtered and modified with Portofolio.
<span style="color:orange"><strong>Note : </strong></span> Les produits peuvent être filtrés par leur quantité en stock et Portofolio permet de modifier leurs état de vente et achat.<br> Il en est de même pour les tiers dont l'état peut être filtré et modifié avec Portofolio .
</div>


== Reports ==
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Portofolio provides 3 reports related to the commercial relationship
== Rapports ==
=== Outstanding Invoicing by customer ===
Portofolio apporte 3 reportings liés à la relation commerciale
=== Encours de Facturation par client ===
</div>


{| class="wikitable"
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
|- style="vertical-align:top;"
{| class="wikitable"  
|- style="vertical-align:top;"  
| [[File:ModulePortofolio_Config10.png |750px]]
| [[File:ModulePortofolio_Config10.png |750px]]
|Example of Outstanding Report by customer
|Exemple de Rapport de Encours par client
|}
|}
</div>


<span id="Encours_de_Facturation_par_commerciaux"></span>
<span id="Encours_de_Facturation_par_commerciaux"></span>
=== Outstanding Billing by Sales Representatives ===
=== Outstanding Billing by Sales Representatives ===


{| class="wikitable"
 
|- style="vertical-align:top;"
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
{| class="wikitable"  
|- style="vertical-align:top;"  
| [[File:Portofolio_encours_par_commercial.png |750px]]
| [[File:Portofolio_encours_par_commercial.png |750px]]
|Example of a Report of Encours by client
|Exemple de Rapport de Encours par client
|}
|}
</div>


== Tabs ==
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Assigning projects by user ===
== Onglets ==
The purpose of this tab is to quickly add a user to several projects and tasks
=== Affectation des projets par utilisateur ===
{| class="wikitable"
Le but de cet onglet est de rapidement rajouter un utilisateur plusieurs projets et taches
|- style="vertical-align:top;"
{| class="wikitable"  
|- style="vertical-align:top;"  
| [[File:Portofolio projets.png |750px]]
| [[File:Portofolio projets.png |750px]]
|}
|}
</div>


=== Turnover Management ===
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
The purpose of this tab is to quickly reassign the rights of one user to another.
=== Gestion du Turnover ===
{| class="wikitable"
Le but de cet onglet est de rapidement réaffecter les droits d'un utilisateur à un autre.
|- style="vertical-align:top;"
{| class="wikitable"  
|- style="vertical-align:top;"  
| [[File:portofolio_turnover.png |750px]]
| [[File:portofolio_turnover.png |750px]]
| To manage turnover, you must first position yourself on the user who will receive the new authorizations, then go to the "portofolio turnover" tab
| Pour gérer le turnover, il faut d'abord se positionner sur l'utilisateur qui va recevoir les nouvelles habilitations, puis aller sur l'onglet "portofolio turnover"
</div>
 
 
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Il faut ensuite sélectionner l'utilisateur qui va servir de modèle et définir ce que l'on souhaite récupérer :
* Les affectations clients (champs "commerciaux" sur la fiche Tiers)
* Les droits utilisateur (onglet "Permissions" de l'utilisateur)
* Les catégories de l'utilisateur (on positionne l'utilisateur dans les même catégories)
</div>


You must then select the user who will serve as a model and define what you want to recover:
* Customer assignments ("commercial" fields on the Third Party file)
* User rights (user "Permissions" tab)
* User categories (we position the user in the same categories)


Finally, there are two check boxes to configure before launching the data recovery:
<div lang="fr" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
* If you want to delete the rights of the model user (useful in the case of a departure but DANGEROUS)
Il reste enfin deux cases à cocher à paramétrer avant de lancer la récupération des données :
* If you want to first erase the existing rights of the user receiving the rights
* Si l'on souhaite supprimer les droits de l'utilisateur modèle (utile dans le cas d'un départ mais DANGEREUX)
* Si l'on souhaite préalablement effacer les droits existants de l'utilisateur recevant les droits
|}
|}
</div>

Version du 29 janvier 2025 à 16:37

Autres langues :
Le module Portofolio permet la modification et affectation en masse des commerciaux aux tiers, des produits/services, des utilisateurs et des contacts aux groupes et catégories.

Présentation

Fonctionnalités

Le Module Portofolio permet l'affectation rapide des :
Affectations des commerciaux - Produits/services, tiers, utilisateurs et contacts à des catégories
Répartition des utilisateurs - Utilisateurs et contacts à des groupes
Ventilation des catégories - Utilisateurs aux tiers en tant que commercial

Paramétrage

Activation

Pour activer le module, ouvrez la page de la liste des modules depuis les menus Accueil > Configuration > Modules/Applications > Patas-Tools > Portofolio.

Pour activer le module, il suffit de cliquer sur le bouton signalé dans l'image.
Attention : Pour que le module fonctionne correctement, le module Libelles/Catégories doit être aussi activé, comme décrit dans l'image.

Configuration

La configuration du module s'effectue depuis la page d'administration des modules accessible par les menus Accueil > Configuration > Modules en cliquant sur l'icône signalé dans l'image.

La première section de paramétrage permet d'ajouter des informations de scoring sur le changement des statuts.


La deuxième section de paramétrage est lié à l'écran de reporting, celui sera explicité plus loin dans la documentation.

La dernière section de paramètre permet d'activer des fonctions annexes du module :

  • Ajoute un bouton sur la fiche du tiers permettant de le cloner (on conserve une référence à l'ancien tiers parent)
  • Active une fonction permettant de rajouter en destinataire des emails le commercial associé au client
  • Active une fonction rajoutant le commercial associé au client comme personne assigné lors de la création d'un rendez-vous

Permissions

Les accès aux fonctionnalités du module peuvent être restreints aux utilisateurs et groupes existants ou créés ultérieurement à l'installation du module. Cliquez sur l'icône signalé dans l'image pour ajouter un permission.

Permissions utilisateurs et groupes
Les accès aux fonctionnalités du modules peuvent être restreints aux utilisateurs et groupes, depuis leur fiche puis onglet Permissions, selon les permissions listées sur l'image.
Permissions par défaut
Les permissions par défaut (Accueil > Utilisateurs & Groupes > L'utilisateur > Permissions), accordées à tout utilisateur créé ultérieurement à l'installation du module, si il n'est pas ajouté à un groupe, sont les listée sur l'image.


Utilisation

Les fonctionnalités de Portofolio sont accessibles depuis l'onglet de menu principal Outils Patas-M.

Votre menu secondaire présente alors les entrées de menu suivantes :
- Portofolio : L'entrée principale permet l'affectation des utilisateurs aux tiers en tant que commerciaux .
- Affectation des Commerciaux : Permet d'accéder au Gestionnaire de portefeuille commercial .
- Répartition des utilisateurs : Permet de faire la gestion avancée des groupes d'utilisateurs .
- Ventilation des catégories : Permet de faire la gestion avancée des catégories natives
- Affectation de projets : Permet d'accéder aux projets affectés par le module Portofolio .
- Affectation des taches : Permet d'attribuer des tâches à un profil spécifique .

Dispose d'une session dédiée aux Rapports :
Encours par client : Permet d'accéder à la Gestion de l'encours de facturation à travers une liste de Tiers aussi .
Encours par commercial : Permet d'accéder à la Gestion de l'encours de facturation listées par les commerciaux .
Commandes par Commercial : Permet d'accéder à les commandes en cours par commerciaux .

Affectation des utilisateurs au tiers en tant que commerciaux

Depuis l'entrée Outils Patas-M > Portofolio > Affectation des commerciaux, affichez les affectations existantes entre vos utilisateurs et vos tiers.

Filtrage des tiers et commerciaux affectés
Utilisez les filtres pour affiner votre recherche de tiers.
Cliquez sur le bouton "Recherche" pour rafraîchir la page des résultats.


Affectation des commerciaux aux tiers

Depuis l'entrée Outils Patas-M > Portofolio > Affectation des commerciaux, affichez les affectations existantes entre vos utilisateurs et vos tiers.

Cochez/décochez ensuite les cases des utilisateurs à affecter en tant que commercial à vos tiers.


Affectation d'utilisateurs à des groupes d'utilisateurs

Depuis l'entrée Outils Patas-M > Portofolio > Répartition des utilisateurs, affichez les affectations existantes entre vos utilisateurs et les groupes.

Affiche les affectations existantes entre vos utilisateurs et les groupes.


Affectation d'éléments aux catégories

Depuis l'entrée Outils Patas-M > Portofolio > Ventilation des catégories, affichez la page pour sélectionner les éléments à affecter à des catégories :

À partir de la liste déroulante Sélection des éléments, choisissez les éléments desquels vous souhaitez modifier les catégories parmi les produits, tiers, fournisseurs, adhérents, contacts ou encore les utilisateurs.

Sélectionner les filtres à appliquer pour affiner votre sélection.
Cliquez sur le bouton "Appliquer les modifications" pour rafraîchir l'affichage des résultats.

Note : Les produits peuvent être filtrés par leur quantité en stock et Portofolio permet de modifier leurs état de vente et achat.
Il en est de même pour les tiers dont l'état peut être filtré et modifié avec Portofolio .

Rapports

Portofolio apporte 3 reportings liés à la relation commerciale

Encours de Facturation par client

Exemple de Rapport de Encours par client

Outstanding Billing by Sales Representatives

Exemple de Rapport de Encours par client


Onglets

Affectation des projets par utilisateur

Le but de cet onglet est de rapidement rajouter un utilisateur plusieurs projets et taches


Gestion du Turnover

Le but de cet onglet est de rapidement réaffecter les droits d'un utilisateur à un autre.

Pour gérer le turnover, il faut d'abord se positionner sur l'utilisateur qui va recevoir les nouvelles habilitations, puis aller sur l'onglet "portofolio turnover"


Il faut ensuite sélectionner l'utilisateur qui va servir de modèle et définir ce que l'on souhaite récupérer :

  • Les affectations clients (champs "commerciaux" sur la fiche Tiers)
  • Les droits utilisateur (onglet "Permissions" de l'utilisateur)
  • Les catégories de l'utilisateur (on positionne l'utilisateur dans les même catégories)


Il reste enfin deux cases à cocher à paramétrer avant de lancer la récupération des données :

  • Si l'on souhaite supprimer les droits de l'utilisateur modèle (utile dans le cas d'un départ mais DANGEREUX)
  • Si l'on souhaite préalablement effacer les droits existants de l'utilisateur recevant les droits
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